Regulamentul general și tehnic Bookfest 2024

 

Salonul Internațional de Carte Bookfest 2024 expune pentru publicul larg o mare varietate de produse aparținând industriei editoriale și domeniilor conexe, având drept scop promovarea cititului și vânzarea de carte. Bookfest este organizat, prezentat și promovat de către Asociația Editorilor din România, prin Consiliul Director, organ împuternicit să pună în aplicare prezentul Regulament, precum și orice alte inițiative și măsuri necesare bunei organizări și desfășurări a evenimentului.

ART.1. Locul de desfășurare și durata

1.1. Bookfest 2024 va avea loc în incinta Pavilionului B2 al Complexului Expozițional Romexpo (ROMEXPO).

1.2. Programul general de desfășurare este următorul:

  Expozanți Vizitatori
Luni, 27 mai (v. art. 8.7.1) 08:00 – 20:00
Marți, 28 mai 08:00 – 24:00
Miercuri, 29 mai 09:00 – 20:30 10:00 – 20:00
Joi, 30 mai 09:00 – 20:30 10:00 – 20:00
Vineri, 31 mai 09:00 – 21:30 10:00 – 21:00
Sâmbătă, 01 iunie 09:00 – 21:30 10:00 – 21:00
Duminică, 02 iunie 09:00 – 20:30 10:00 – 20:00
Luni, 03 iunie 08:00 – 24:00

1.3. Prevederile prezentului Regulament sunt stabilite de Organizator și pot fi modificate la inițiativa sa, din motive întemeiate ce vor fi comunicate în timp util.

ART.2. Participare

2.1. Organizatorul pune la dispoziția Expozanților:

  suprafața comandată, conform Cererii de înscriere;

  pachetul de servicii (iluminatul general al pavilioanelor pe durata desfășurării manifestării, climatizarea, curățenia culoarelor de circulație și a grupurilor sanitare – inclusiv în perioadele de amenajare/dezafectare);

  câte un exemplar al Catalogului Expozanților și al Programului Evenimentelor;

  spațiile de evenimente, conform propunerilor de evenimente propuse pentru a fi incluse în Programul Evenimentelor;

  mediatizarea generală a Salonului Internațional de Carte Bookfest 2024 și organizarea acțiunilor conexe (dezbateri, concerte, conferințe etc).

2.2. Expozanți. Pot participa la Bookfest edituri din România și străinătate.

2.2.1. Sunt asimilați editurilor și pot participa la Bookfest editorii de ziare și reviste care au secțiuni literare cu apariție constantă, editorii de materiale educaționale, audio-vizuale și informatice. Se pot înscrie, de asemenea, distribuitorii de carte, librării, agenții literari, bibliotecile, centrele și reprezentanțele culturale. Organizatorul poate acorda autorizație specială și altor entități, la cererea scrisă a acestora. Pot participa la Bookfest doar persoane juridice sau persoane fizice autorizate.

2.2.2. Fiecărui participant îi este alocat un singur stand.

2.2.3. Expozantul răspunde potrivit articolului 998-1003 Cod Civil pentru prejudiciile create Organizatorului prin fapta proprie și/sau a prepușilor, precum și asupra bunurilor puse la dispoziție de către Organizator și/sau ROMEXPO.

2.3. Exponate. În spațiul Bookfest vor fi expuse produse aparținând industriei de carte și domeniilor conexe. Organizatorul stabilește nomenclatorul activităților și domeniilor editoriale, acestea putând fi vizualizate prin accesarea Cererii de participare

2.3.1. Organizatorul își rezervă dreptul de a verifica compatibilitatea dintre orientările editoriale ale Expozanților și etica Bookfest. Astfel, publicațiile/produsele audio-vizuale care au caracter rasist, fundamentalist, șovin, xenofob, revizionist (potrivit legii, inclusiv OUG 31/2002, cu modificările și completările ulterioare) sau pornografic sunt interzise. Expozanții în cazul cărora se va constata, pe bază de dovezi foto/video/audio și proces verbal întocmit de Organizator, împreună cu doi martori, că au expus/comercializat astfel de publicații/produse audio-vizuale vor fi evacuați, fără posibilitatea rambursării costurilor de stand și, eventual, cu obligarea la plata de despăgubiri către Organizator.

2.3.2. Expozanții pot promova numai domeniul propriu de activitate, respectiv pe cel al co-expozanților aprobați de Organizator.

2.4. Evenimente. Activitățile naționale și internaționale din cadrul Bookfest 2024, având caracter informativ, științific și cultural sunt definite în cele ce urmează ca „evenimente”.

2.4.1. Evenimentele pot fi realizate de Organizator și, prin intermediul acestuia, de țara invitat de onoare. Evenimentele de acest gen vor consta în spectacole, dezbateri, mese rotunde etc. și vor avea loc în spații special amenajate.

2.4.2. Expozanții pot organiza dezbateri, lansări și prezentări de cărți/produse din domeniile conexe, sesiuni de autografe, interviuri, conferințe etc. Evenimentele de acest fel vor avea loc în standurile proprii sau în spațiile special amenajate, pe baza programărilor, conform prevederilor Art.4.

2.4.3. Expozanților li se interzice organizarea de evenimente fără a înștiința Organizatorul cu cel puțin 48 de ore înainte. De asemenea, este interzisă organizarea de evenimente cu sonorizare, la stand, pentru expozanții ce nu alocă cel puțin 20% din suprafața standului pentru spațiul de evenimente (vezi și art.10.2.3. și 10.2.4.). În caz contrar, Organizatorul are dreptul să anuleze evenimentul, respectiv poate trece la evacuarea spațiului/standului în care acesta se desfășoară, iar expozantul în culpă datorează Organizatorului daune-interese egale cu cel puțin dublul valorii standului.

ART.3. Înregistrarea participării

3.1. În vederea participării la Bookfest 2024, Organizatorul pune la dispoziție expozanților Cererea de participare și prezentul Regulament. Înscrierea se face prin completarea formularului în format word și trimiterea acestuia completat, editabil cât și scanat, cu semnătură și ștampila, pe adresa info@aer.ro.

Organizatorul poate trimite Cererea de participare și prezentul Regulament, prin e-mail sau fax, potențialilor participanți care nu pot completa on-line și/sau descărca documentele menționate.

3.2. Cererea de participare trebuie completată integral și trimisă Organizatorului cel târziu până la data de 7 aprilie 2024.

3.3. După completarea și trimiterea on-line a Cererii de participare (vezi Art.3.1), Expozanții vor reverifica datele înscrise în acesta, îl vor imprima, semna (olograf sau cu semnătură electronică autorizată) și trimite Organizatorului pe adresele info@aer.ro și bookfest@aer.ro, nu mai târziu de 7 aprilie 2024.

3.4. Cererea de participare completată și trimisă Organizatorului în original are valoare de contract încheiat între părți, reprezentând o confirmare fermă de participare și acordul de respectare a prevederilor Regulamentului Bookfest 2024, precum și asumarea obligației de plată a tarifului.

3.5. În cazul în care două sau mai multe edituri doresc să participe utilizând un stand comun, fiecare va completa câte o cerere, iar documentele vor fi trimise împreună, cu respectarea datei-limită prevăzută la Art.3.3. În acest caz, pe pazia standului va figura doar Expozantul principal.

3.6. Expozanții care s-au înscris la Bookfest, însă din diferite motive nu mai pot participa, se pot retrage, dar nu mai târziu de 10 aprilie 2024.

3.7. Cererile de participare depuse de editurile care înregistrează debite către Organizator nu vor fi luate în considerare decât după ce solicitantul face dovada stingerii debitului, dar nu mai târziu de 10 aprilie 2024.

3.8. Expozantul își asumă responsabilitatea pentru corectitudinea informațiilor furnizate, acestea urmând să fie utilizate în documente contabile, pe pazie, în Catalogul Expozanților și în Programul Evenimentelor.

ART.4. Înregistrarea în Catalogul Expozanților și Programul Evenimentelor

4.1. Pentru o informare cât mai bună a vizitatorilor, Expozanții au posibilitatea oferită de Organizator de a se înscrie gratuit în Catalogul Expozanților și Programul Evenimentelor Bookfest 2024.

4.2. Includerea în Catalogul Expozanților și Programul Evenimentelor Bookfest 2024 se efectuează prin completarea Cererii de participare, termen-limită 7 aprilie 2024, respectiv a Formularului de propuneri evenimente (model accesibil la următorul link: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1l5Ye8GOaPmZHTFHYtqXXsSUJI-KTLzL-/edit?usp=sharing&ouid=103848320891280326197&rtpof=true&sd=true), termen-limită 14 aprilie 2024. Evenimentele pot fi trimise și prin e-mail, cu condiția să fie grupate într-un mesaj unic, transmis pe info@aer.ro și bookfest@aer.ro

4.2.1. În caz de modificare a oricăror date în Cererea de participare, Expozantul este obligat să imprime și să trimită un nou exemplar (semnat și ștampilat) către Organizator. În cazul modificării Formularului de propuneri evenimente, acesta va fi trimis pe într-un mesaj unic, transmis pe info@aer.ro și bookfest@aer.ro. De asemenea, pot fi adăugate evenimente noi până la data-limită.

4.3. Pentru fiecare participant, denumirea inscripționată pe pazia standului trebuie să fie aceeași cu cea declarată în Cererea de participare, la poziția 10 și înscrisă în Formularul de propuneri evenimente.

4.4. În Catalogul Expozanților vor putea fi inserate, contra taxei de 200 EUR, datele oricărei instituții sau societăți comerciale care nu participă la Bookfest 2024, dar activează în domeniul cărții, conform Art. 2.2. al prezentului Regulament.

4.5. Expozantul își asumă responsabilitatea pentru corectitudinea informațiilor furnizate, care vor figura în Catalogul Expozanților și Programul Evenimentelor.

ART.5. Alocarea standurilor și a intervalelor orare pentru evenimente

5.1. Organizatorul stabilește configurația spațiului expozițional. Repartizarea standurilor se va face după încheierea perioadei de înscriere, în ordinea descrescătoare a suprafeței solicitate. Data înscrierii la Bookfest nu constituie un criteriu în repartizarea spațiilor, dar nerespectarea datei de 7 aprilie 2024 pentru înscriere poate duce la pierderea amplasamentului avut în anul anterior.

5.1.1. Expozanții care comandă aceeași suprafață, până la 7 aprilie 2024, își pot păstra amplasamentul de la ediția anterioară, în funcție de configurația spațiului expozițional. Cei care comandă o suprafață mai mică decât la precedenta ediție nu pot solicita același amplasament, alocarea acestuia fiind la latitudinea exclusivă a Organizatorului, în funcție de configurația prezentei ediții.

5.2. Expozantului i se va comunica, prin e-mail, un plan cu amplasarea standului care îi este atribuit, fiind indicate, de o manieră generală, vecinătățile. Orice solicitare de schimbare a amplasării și/sau a suprafeței standului trebuie făcută în termen de 24 de ore de la data transmiterii planului de către Organizator, acesta încercând, în măsura posibilităților, să răspundă cererii Expozantului. După acest termen, amplasarea propusă de Organizator se consideră acceptată de către Expozant.

5.2.1. Un Expozant nu poate ceda, integral sau parțial, suprafața închiriată la Bookfest fără autorizarea scrisă și prealabilă a Organizatorului. Expozantul care încalcă această prevedere este sancționat cu excluderea din cadrul spațiului expozițional, fără a avea dreptul de a pretinde penalități.

5.2.2. Pentru Expozanții care solicită standuri cu cel puțin două laturi libere, și dacă acest lucru este posibil conform planului, se facturează o suprataxă de 1000 de euro.

5.2.3. În cazul neocupării standului de către un Expozant, în ziua începerii evenimentului (29 mai 2024, ora 10:00), indiferent de motiv, sumele vărsate cu titlu de închiriere spațiu/stand rămân Organizatorului ca daune-interese pentru neexecutarea de către Expozant a obligațiilor asumate prin acceptarea condițiilor prezentului Regulament.

5.3. Țara invitat de onoare. La Bookfest 2024, Republica Moldova este țara invitat de onoare.

5.4. Intervale orare pentru evenimente. Evenimentele culturale proiectate de către Expozanți pentru a avea loc în spațiile special amenajate vor fi centralizate de către Organizator, pe baza solicitărilor scrise (vezi Art.4.). În cazul identificării unor suprapuneri de evenimente, în aceleași spații, Organizatorul își rezervă dreptul de a ordona activitățile, informând Expozanții în timp util cu privire la posibilele schimbări.

ART.6. Tarife

6.1. Tariful perceput Expozanților pentru participare este:

  stand neamenajat (suprafață goală) = 65 euro/mp (TVA inclus);

  stand amenajat standard (panou Octanorm), suprafață >20 mp = 80 de euro/mp (TVA inclus);

  stand amenajat standard (panou Octanorm), suprafață 11-20 mp = 60 de euro/mp (TVA inclus);

  stand amenajat standard (panou Octanorm), suprafață <10 mp = 40 de euro/mp (TVA inclus);

Expozanții care nu activează în domeniul editorial achită un tarif majorat cu cel puțin 50%.

6.1.1. Tariful definit mai sus (Art.6.1) include:

  chiria pentru suprafața închiriată;

  construcția standului standard;

  pachet de servicii (iluminatul general al pavilioanelor, curățenia culoarelor de circulație în pavilioane pe durata desfășurării manifestării, accesul la grupurile sanitare și curățenia acestora pentru întreaga perioadă contractuală, inclusiv pentru perioada de amenajare, respectiv de dezafectare);

  câte un exemplar gratuit al Catalogului Expozantului și al Programului Evenimentelor;

  accesul gratuit al Expozanților la spațiile de evenimente (cu excepția sălilor de conferințe);

  mediatizarea generală a Salonului de carte și organizarea acțiunilor conexe (dezbateri, lansări și prezentări de cărți/produse din domeniile conexe, sesiuni de autografe, interviuri, conferințe, spectacole etc).

6.1.2. Doi sau mai mulți Expozanți pot închiria un stand comun. În acest caz, taxa de participare va fi achitată de Expozantul principal.

6.2. Expozantul poate expune, contra cost, bannere în interiorul pavilionului închiriat pentru Bookfest 2024. În acest scop, Expozantul va transmite Organizatorului o solicitare scrisă, conținând detaliile de amplasare, până vineri, 3 mai 2024. ROMEXPO își rezervă dreptul de a dispune înlăturarea pe loc a bannerelor expuse necorespunzător.

6.3. Organizatorul nu poate fi ținut răspunzător pentru eventualele pierderi de natură comercială înregistrate de Expozanți pe durata Bookfest 2024, indiferent de cauzele acestora.

6.4. Utilizarea de către Expozanți a scenelor și a altor spații de evenimente din hala B2 este gratuită sub rezerva confirmării disponibilității intervalelor orare de către Organizator (Vezi Art. 6.1.1.).

ART.7. Condiții de plată

7.1. Plata pentru suprafețele comandate, amenajarea standurilor și dotările suplimentare se face în termenele și după modalitățile stabilite de Organizator și comunicate prin prezentul Regulament.

7.2. În termen de maximum 5 zile lucrătoare de la agrearea amplasării standului de către Expozant, Organizatorul va emite factura pentru participare către Expozant, plata făcându-se astfel:

  50% din suma facturată, prin virament, în termen de 15 zile lucrătoare de la emiterea facturii

  50% din suma facturată, prin virament, până la data de 5 mai a.c.. Această tranșă poate fi acoperită de bilete la ordin cu termen scadent 31 august 2024, doar de către acei Expozanți care nu înregistrează debite restante către Organizator, la data de 15 martie 2024.

7.2.1. Varianta achitării prin bilet la ordin a celei de-a doua jumătăți din suma facturată nu este valabilă pentru expozanții care participă pentru prima dată la Bookfest.

7.3. Tarifele sunt stabilite în EUR și se achită în RON la cursul de schimb valutar leu/euro comunicat de BNR în ziua emiterii facturii.

7.4. În cazul în care viramentele nu sunt efectuate în totalitate în termenele stipulate, Expozantul își pierde dreptul de a participa la Bookfest 2024, iar sumele vărsate în contul Organizatorului se vor reține ca daune-interese pentru neexecutarea de către Expozant a obligațiilor asumate.

7.5. Pentru sălile de conferință, facturile vor fi emise direct de ROMEXPO.

ART.8. Condiții contractuale și tehnice în vederea ocupării, amenajării și dezafectării standurilor

8.1. Construcția standurilor se face numai conform planului stabilit de Organizator.

8.2. Expozanții care dețin standuri în proprietate sau le închiriază, în mod tradițional, de la o terță parte și le montează în regie proprie au obligația să trimită spre avizarea arhitecților desemnați de ROMEXPO proiectele de amenajări, precum și soluțiile tehnice de realizare a acestora, până la data de 3 mai 2024. Orice proiect de amenajare trebuie să conțină lista personalului lucrător.

8.3. Prevederile de la Art.8.1. și 8.2. sunt supuse următoarelor condiționalități:

  neprezentarea proiectelor respective spre avizare va conduce automat la imposibilitatea începerii lucrărilor de amenajare;

  nu vor fi acceptate soluții tehnice ce presupun prinderi sau susțineri de elementele constructive ale pavilionului (pereți, stâlpi, plafon, pardoseli, instalații de orice fel etc);

  în cazul în care construcția standului nu corespunde proiectului avizat, ROMEXPO poate dispune imediat măsuri de dezafectare a standurilor care nu respectă condițiile menționate anterior;

  proiectele de amenajare întocmite vor respecta clauzele regulamentului tehnic al ROMEXPO S.A., precum și prevederile legislative cu privire la forța de muncă angajată, protecția și securitatea muncii etc;

  ROMEXPO își rezervă dreptul de a verifica, pe toată perioada construcției, modul în care se face amenajarea standurilor. În cazul în care se constată că realizarea construcției nu este conformă cu proiectul trimis spre avizare, ROMEXPO va solicita Expozantului aflat în această situație plata de daune-interese în valoare de 5.000 EUR/stand.

8.4. ROMEXPO S.A. asigură servicii complete de proiectare, construcție și amenajare a standurilor Expozanților. Expozanții care construiesc stand cu ROMEXPO nu vor avea nevoie de avizare de proiect.

8.5. Pe parcursul desfășurării tuturor activităților specifice Bookfest 2024, Expozanții, precum și întregul personal angajat în acest eveniment, respectă următoarele reglemetări:

Prevederile regulamentului tehnic al ROMEXPO, din care selectăm următoarele condiții:

  • înălțimea standurilor să nu depășească înălțimea admisă pentru pavilionul B2 (7 m.);
  • standurile construite nu au voie să depășească sub nicio formă limitele amplasamentului, chiar și elementele în consolă nu sunt admise peste limitele de stand;
  • este interzisă ancorarea standurilor de plafon;
  • este interzisă fixarea standurilor de pardoseala sau de pereții pavilionului cu elemente care necesită găurire (conexpand, diblu etc.);
  • se interzic soluțiile tehnice ce presupun prinderi sau susțineri de elementele constructive ale pavilionului (pereți, stâlpi, plafon, pardoseli, instalații de orice fel etc.);
  • construcția standurilor trebuie să fie astfel executată, încât expoziția să se desfășoare în condiții de maximă siguranță;
  • este interzis lucrul cu foc deschis în pavilion;
  • este interzisă vopsirea elementelor de construcție a standurilor cu pistoale de vopsit, ci numai cu role de vopsitorie;
  • standurile de lemn sau din elemente inflamabile trebuie să fie ignifugate;
  • instalațiile electrice vor respecta fără excepții normativele în vigoare;
  • este interzisă depozitarea de orice fel în spatele standurilor.

8.6. Obligații ale Expozantului:

  asigură pentru întreg personalul cu care colaborează instructajul introductiv general privind securitatea și sănătatea în muncă, instructaj la locul de muncă privind securitatea și sănătatea în muncă, protecția muncii și PSI;

  efectuează instructajul periodic specific privind protecția muncii și PSI;

  ia la cunoștință responsabilitățile și răspunderile ce îi revin ca parte din Convenția/Contractul-cadru cuprinzând răspunderile ce revin părților pe linia apărării împotriva incendiilor în cazul transmiterii temporare a dreptului de folosință asupra bunurilor imobile/antrepriză. Documentul, împreună cu anexele acestuia (Reglementările și răspunderile ce revin participanților la Bookfest 2024 pe linie de securitate și sănătate în muncă și situații de urgență impuse de ROMEXPO), vor fi puse la dispoziția expozanților inclusiv pe site-ul bookfest.ro, de unde aceștia trebuie să le descarce, să le completeze, să le semneze și să le transmită organizatorului, în original, o dată cu formularul de înscriere.

  fumatul este permis numai în locuri special amenajate din exteriorul pavilionului. Expozanții sunt obligați să respecte cu strictețe această regulă;

  se interzice blocarea culoarelor și căilor de acces, atât în interior, cât și în exterior;

  se interzice blocarea hidranților, a surselor de apă și a stingătoarelor;

  se interzice folosirea instalațiilor, utilajelor sau materialelor de P.S.I., în alte scopuri decât cele destinate;

  etalarea exponatelor se va face astfel încât să nu fie împiedicată circulația persoanelor, utilajelor și instalațiilor destinate stingerii incendiilor;

  este strict interzisă depozitarea de materiale inflamabile (benzină, motorină, uleiuri etc.) în cadrul standurilor;

  în mod obligatoriu, în cazul expunerii de autovehicule, acestea nu vor avea în rezervor decât maxim 2 litri de combustibil. Este strict interzisă pornirea motoarelor în interiorul spațiului expozițional;

  la încheierea zilei expoziționale, fiecare expozant va lua măsuri pentru deconectarea instalațiilor electrice din fiecare stand;

  expozanții au obligația ca, în cazul observării unui început de incendiu, să anunțe imediat Organizatorul;

  expozanții au obligația să faciliteze cu maximă urgență accesul personalului specializat în zona afectată de incendiu;

  se interzice executarea sau modificarea instalațiilor de iluminat de către persoane neautorizate sau fără prezența personalului specializat agreat de Organizator;

  se interzice executarea lucrărilor de sudură și a altor lucrări cu flacără deschisă fără autorizația Organizatorului;

  ambalajele și deșeurile vor fi evacuate imediat, colectarea lor făcându-se la punctele stabilite în acest scop;

  orice daune provocate prin incendii cad în sarcina exclusivă a celui care le-a provocat.

  fumatul și orice tip de spectacol de artificii (inclusiv artificii reci pentru interior) în cadrul spațiilor ROMEXPO sunt interzise, Expozanții obligându-se să respecte această prevedere.

8.6.1. În caz de pagube materiale datorate accidentelor de muncă, incendiilor, avariilor din vina personalului Expozanților, acestea vor fi suportate de către Expozantul respectiv.

8.6.2. În cazul producerii unor accidente de muncă cu incapacitate temporară, colective, cu invaliditate sau mortale suferite la locul de muncă sau pe teritoriul ROMEXPO, de către personalul Expozanților, produse pe durata manifestării Bookfest 2024, inclusiv în perioadele de amenajare/dezafectare, pe suprafețele închiriate, accidentele menționate vor fi declarate și înregistrate de către Expozantul respectiv.

8.6.3. În situații de urgență (de exemplu: incendiu, inundație, scăpări de gaze), produse pe timpul programului expozițional, în vederea intervenției operative și a limitării pagubelor, personalul ROMEXPO, asistat de reprezentantul Organizatorului și, după caz, de reprezentantul pompierilor și/sau reprezentantul poliției, poate intra în spațiile de expunere, întocmind în acest sens un proces-verbal semnat de persoanele participante.

8.6.4. Organizatorul își declină orice responsabilitate privind soliditatea construcțiilor ridicate de către Expozanți, aceștia fiind răspunzători pentru eventualele prejudicii aduse terților.

8.7. Perioada de montare și/sau amenajare valabilă pentru toți Expozanții (stand neamenajat, stand amenajat) este marți, 28 mai 2024, între orele 08:00 și 24:00.

8.7.1. Montarea standurilor mai mari de 100 mp se poate face fără perceperea vreunui tarif, în ziua de luni, 27 mai 2024, în intervalul orar 08:00 – 20:00. În acest sens, Expozanții vor transmite o solicitare scrisă direct către ROMEXPO.

8.7.2. Expozanții care nu se încadrează la Art.8.7.1., dar solicită intrarea în pavilioane mai devreme de 27 mai 2024 pentru amenajarea/construcția standului, vor plăti la ROMEXPO un tarif suplimentar.

8.8. La momentul preluării spațiului, Expozantul semnează un proces verbal de predare-primire. Lipsa oricărei mențiuni scrise făcute la momentul preluării standului/echipamentelor de către Expozant creează prezumția convențională că acesta a fost primit în bună stare.

8.9. Demontarea și dezafectarea standurilor se va face în ziua de luni, 03 iunie 2024, între orele 08:00 și 24:00. În cazul nerespectării acestui termen, Expozanții în cauză vor plăti către ROMEXPO, pentru fiecare zi de întârziere, chiria pavilionului neeliberat, majorată cu 100%.

8.10. Este strict interzisă demontarea, chiar parțială, înaintea închiderii programului din ultima zi a Bookfest 2024, sub rezerva unei penalități egale cu dublul facturii aferente spațiului închiriat la Bookfest 2024.

8.11. Expozanții trebuie să lase standurile și echipamentele închiriate de la ROMEXPO în aceeași stare în care le-au primit, fiind responsabili cu paza materială și juridică a acestora pe perioada de pregătire, desfășurare a Bookfest și demontare/dezafectare a standurilor.

8.11.1. În cazul în care se constată că spațiul și/sau bunurile închiriate vor fi predate cu lipsuri/ deteriorări, Expozantul se obligă să plătească de îndată daunele produse, cu excepția celor aferente unei uzuri normale, pe baza facturii emise de ROMEXPO.

8.12. Deteriorarea constatată după demontarea standului va fi reparată de către ROMEXPO și pusă pe cheltuiala Expozantului.

ART.9. Dotări, echipamente și decorare pentru standuri

9.1. Standurile standard au următoarele dotări în funcție de suprafață:

 stand standard 6 mp: pereți pe contur (cu excepția laturilor libere, în funcție de amplasament), mochetă gri închis (refolosită), 1 buc. priză 220V, 2 spoturi, 1 grafică pe pazie, 1 masă, 2 scaune, 1 coș gunoi, 6 polițe pe console (la cerere);

 stand standard de 8 mp: pereți pe contur (cu excepția laturilor libere, în funcție de amplasament), mocheta gri închis (refolosită), 1 buc. priză 220V, 3 spoturi, 1 grafică pe pazie, 1 masă, 2 scaune, 1 coș gunoi, 9 polițe pe console (la cerere);

 standard de 12 mp: pereți pe contur (cu excepția laturilor libere, în funcție de amplasament), mochetă gri închis (refolosită), 1 buc. priză 220V, 4 spoturi, 1 grafică pe pazie, 1 masă, 4 scaune, 1 coș gunoi, 12 polițe pe console (la cerere).

9.2. Pentru standurile standard de peste 12 mp, dotările vor fi conform tabelului de mai jos, Expozanții neavând posibilitatea să renunțe la o parte din dotări și să solicite în compensare altele. Standurile sunt prevăzute, opțional, cu un oficiu de 1m x 1m, format din pereți contur și draperie.

Suprafața (mp) Mochetă (mp) Grafică pe pazie Prize 220V Spoturi Mese Scaune Polițe (la cerere) Coșuri gunoi  
13 – 24 13 – 24 1 1 5 2 4 16 1  
25 – 48 25 – 48 1 1 8 3 6 24 1  
49 – 75 49 – 75 1 1 12 4 8 40 1  
76 – 100 76 – 100 1 2 18 4 10 52 2  
peste 100 peste 100 1 2 25 5 12 64 2  

9.3. Expozanții pot solicita dotări suplimentare pentru standurile standard direct de la Dispeceratul ROMEXPO (Pavilion 32).

9.3.1. Dotările solicitate vor fi primite numai după ce vor fi achitate costurile de închiriere a acestora, pe baza facturii emise de către ROMEXPO. Expozanții nu vor putea solicita dotări suplimentare de la Dispeceratul ROMEXPO decât în ziua programată pentru amenajări, respectiv marți, 28 mai 2024. Simpla comandă de dotări și servicii suplimentare nu este suficientă pentru ca ROMEXPO să execute serviciile comandate.

9.4. Decorarea standurilor va fi efectuată de către Expozanți sub propria responsabilitate. Decorarea standurilor trebuie să respecte planul general de decorare și grafică conceput de Organizator, regulamentul tehnic al ROMEXPO, normele de protecția muncii, mediului și PSI precum și normele PSI de protecție a muncii, prevăzute la Art.8.6.. Pentru orice decorare specială a standului, Expozanții vor solicita acordul ROMEXPO.

9.5. Conform legislației fiscale în vigoare, Expozanții sunt obligați să dețină casă de marcat în stand sau un software de gestiune (emitere bon fiscal, facturi, chitanțe etc.). În caz de neconformitate, responsabilitatea aparține în totalitate Expozantului respectiv.

9.5.1. Organizatorul își declină responsabilitatea pentru orice încălcare a legislației naționale în domeniul fiscal.

ART.10. Promovarea vizuală și/sau sonoră

10.1. Organizatorul stabilește modalitățile de afișaj, condițiile în care echipamentele sonore, luminoase sau audiovizuale pot fi folosite, precum și cele în care pot fi organizate animații, operațiuni promoționale, spectacole, prezentări de carte sau sondaje de opinie în incinta spațiului expozițional.

10.2. Animațiile sonore. Animațiile sonore nu trebuie să deranjeze activitatea din standurile învecinate. Expozanții trebuie să respecte cerințele Organizatorului BOOKFEST în ceea ce privește volumul și frecvența sunetelor emise din standul propriu.

10.2.1. Organizatorul este singurul în măsură să determine nivelul sonor acceptabil. De asemenea, Organizatorul poate lua toate măsurile necesare pentru a întrerupe conferințele, discursurile, manifestările și animațiile sonore care deranjează desfășurarea Bookfest, inclusiv rechiziționarea, pe perioada evenimentului, a instalațiilor sonore neautorizate, care se încadrează în art. 10.2.3. și 10.2.4.

10.2.2. Este strict interzisă organizarea de concerte în standuri de către Expozanți.

10.2.3. Este interzisă folosirea sistemelor de sonorizare pentru evenimentele organizate la standurile cu dimensiunea mai mică de 10 mp.

10.2.4. Sunt interzise lansările în standuri cu sonorizarea proprie a Expozanților, cu excepția celor care pot demonstra că alocă, doar pentru această activitate, un spațiu echivalent cu cel puțin 20% din suprafața standului închiriat, dar nu mai puțin de 4 mp, pe întreaga perioadă a evenimentului. În cazul acelor expozanți care nu pot face dovada celor de mai sus, lansările la stand pot avea loc fără instalație de sonorizare sau la spațiile de evenimente puse la dispoziție de Organizator.

10.3. Distribuirea de publicitate/animație. Distribuirea de materiale sau obiecte publicitare este permisă doar în zona din fața standului.

10.4. Organizatorul are dreptul de a suprima sau modifica acele instalații care afectează aspectul general al evenimentului, activitatea Expozanților vecini, precum și publicul, sau care nu corespund planului aprobat în prealabil de Organizator. Organizatorul poate reveni asupra unei autorizări acordate, atunci când sunt afectați Expozanții vecini, spațiile de circulație sau ținuta evenimentului.

ART.11. Accesul și circulația vehiculelor Expozanților

11.1. Accesul pietonal al Expozanților în incinta complexului expozițional este gratuit.

11.2. Expozanții, invitații și personalul acestora respectă cu strictețe regulile stabilite de ROMEXPO privind accesul și circulația auto, semnele de circulație și limita de viteză de maxim 20km/h în complexul expozițional.

11.3. Pe perioada desfășurării evenimentului, accesul auto în complexul expozițional va fi posibil în schimbul achitării Organizatorului a unei chirii pentru parcare în parcarea E, în valoare de 125 lei/număr de înmatriculare.

11.3.1. Pe întreaga perioadă a desfășurării Bookfest, aprovizionarea va putea fi făcută zilnic, în intervalul orar 08:30 – 09:30, la ușile de marfă ale pavilionului, la intrarea dinspre poarta E (bulevardul Poligrafiei)

11.4. Accesul pentru celelalte mașini ale Expozanților se va face cu bilet auto, în spațiile de parcare alocate expoziției, la tariful stabilit de ROMEXPO.

11.5. În caz de necesitate, Expozanții pot transporta cu mașina invitații speciali, până la ușa pavilionului în care se desfășoară evenimentul la care aceștia participă, numai în următoarele condiții:

Expozanții vor comunica în scris, Organizatorului, cu cel puțin două (2) zile înainte următoarele date:

  ziua în care vin invitații, numele acestora, ora de sosire, marca și numărul mașinii cu care aceștia sunt transportați, ora plecării. La rândul său, cu cel puțin o (1) zi înaintea evenimentului respectiv, Organizatorul solicită în scris conducerii ROMEXPO accesul invitaților speciali;

  mașina cu care sunt transportați invitații nu va putea staționa în curtea ROMEXPO. După ce invitatul va fi condus la pavilion, mașina va aștepta în parcarea VIP până la sfârșitul evenimentului la care participă în cadrul Bookfest;

  la plecarea invitaților speciali, mașina poate pătrunde în incinta complexului expozițional pentru a-i prelua;

  accesul mașinilor în incinta complexului expozițional pentru invitații speciali ai Expozanților se va face numai pe la poarta B.

ART.12. Măsuri de natură administrativă

12.1. Supravegherea generală a spațiului expozițional în timpul programului de vizitare a Bookfest 2024 va fi efectuată prin grija Organizatorului astfel încât să se asigure paza și securitatea vizitatorilor și a spațiilor comune.

12.2. Expozantul este obligat să fie prezent în stand cu cel puțin 30 de minute înainte de începerea programului de vizitare pentru public și să rămână în stand cel puțin 30 de minute după terminarea programului de vizitare pentru public, până la plecarea ultimilor vizitatori. Sarcina asigurării pazei bunurilor și valorilor din interiorul standului pe durata programului de expunere (inclusiv 30 de minute înainte și după programul de vizitare pentru public) aparține în exclusivitate Expozantului. Organizatorul nu poate fi ținut răspunzător pentru integritatea bunurilor expuse în stand.

12.3. Curățenia și întreținerea standurilor se află în sarcina Expozanților.

ART.13. Aplicarea Regulamentului.

13.1. Prezentul Regulament constituie anexă la Cererea de participare, care are valoare de contract între părți.

ART.14. Forță majoră

14.1. Forța majoră, convenită ca fiind acel eveniment imprevizibil și de neînlăturat, apărut după încheierea contractului și care împiedică partea sau părțile să-și îndeplinească obligațiile asumate prin contract, exonerează de răspundere partea care o invocă în condițiile legii. Cazul de forță majoră se va comunica de partea interesată în termen de 5 zile de la apariția sa; documentele probatorii care atestă existența cazului de forță majoră vor fi prezentate celeilalte părți în termen de 10 zile de la data producerii evenimentelor.

14.2. Încetarea evenimentelor de forță majoră va fi comunicată imediat părții interesate.

14.3. Părțile se obligă să depună toate diligențele pentru limitarea în timp a efectelor forței majore.

ART.15. Litigii

15.1. Orice litigiu sau dispută se va soluționa de cele două părți pe cale amiabilă, în termen de 3 zile lucrătoare de la prima încercare de soluționare.

15.2. În cazul în care cele două părți nu pot găsi o soluție pe cale amiabilă, litigiul va fi transferat către instanțele judecătorești

Parteneri și sponsori