POLITICA DE CONFIDENȚIALITATE – ASOCIAȚIA EDITORILOR DIN ROMÂNIA

Protecția datelor cu caracter personal este importantă pentru Asociaţia Editorilor din România, prin urmare, se acordă o atenție deosebită protejării vieții private a persoanelor fizice care au pus la dispoziție datele personale, ale vizitatorilor care accesează site-ul asociaţiei, precum și a celor ale căror date cu caracter personal au fost furnizate de o terță parte sau la care asociaţia a avut acces dintr-o altă sursă, în conformitate cu Regulamentul (UE) 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date (denumit în continuare “GDPR”).

Prin Politica de confidențialitate, Asociaţia Editorilor din România informează persoanele vizate cu privire la natura datelor cu caracter personal pe care le colectează și le procesează, precum și cu privire la scopurile prelucrării. În plus, persoanele vizate sunt informate și cu privire la drepturile de care beneficiază.

DEFINIȚII

DATELE CU CARACTER PERSONAL

“Date personale” sau “date cu caracter personal” înseamnă orice informație sau informații care vă pot identifica direct (de exemplu, numele dumneavoastră) sau indirect (de exemplu, prin intermediul datelor pseudonime, cum ar fi un număr de identificare unic). Aceasta înseamnă că datele personale includ lucruri precum adresa de e-mail, domiciliul, telefonul mobil, numele de utilizator, fotografiile de profil, preferințele personale și obiceiurile de cumpărături, conținutul generat de utilizatori, informațiile financiare și informațiile privind situația financiară. Acesta ar putea include și identificatori numerici unici, cum ar fi adresa IP a computerului sau adresa MAC a dispozitivului, precum și modulele cookie.

PRELUCRAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

“Prelucrarea” înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea.

CARE SUNT DATELE CU CARACTER PERSONAL PRELUCRATE?

Datele cu caracter personal ale clienților/partenerilor/angajaților asociației care pot fi prelucrate sunt următoarele: nume, prenume, adresa de domiciliu, e-mail, telefon, data nașterii, CNP, loc de muncă, certificat de naștere, copie CI, semnătura, naționalitate, sex, CV, carnet de muncă (după caz), nivelul şi specializarea studiilor impuse de cerinţele postului; documente de suport care includ şi date sensibile, cum ar fi cazierul judiciar, caracterizarea de la ultimul loc de muncă (după caz), certificatul de examinare psihologică (după caz).

PRINCIPII PRIVIND PRELUCRAREA DATELOR

Asociaţia Editorilor din România se obligă să respecte principiile de protecție a datelor cu caracter personal (denumite în continuare „Principiile”) prevăzute de GDPR, pentru a se asigura că toate datele sunt:

• Prelucrate în mod corect, legal și transparent;
• Colectate în scopuri specificate, explicite și legitime;
• Adecvate, relevante și limitate în raport cu scopurile pentru care sunt prelucrate;
• Corecte și actualizate;
• Păstrate într-o formă care nu permite identificarea persoanelor vizate mai mult timp decât este necesar în raport de scopul prelucrării;
• Procesate în conformitate cu drepturile persoanei vizate, într-un mod care să asigure o securitate adecvată a prelucrării, astfel încât datele să fie integre, confidențiale și disponibile.

TEMEIUL ȘI SCOPURILE PRELUCRĂRII DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Datele cu caracter personal sunt prelucrate de către Asociaţia Editorilor din România în scopuri legitime, conform legii aplicabile, după cum urmează:

a)  Prelucrarea datelor cu caracter personal cu acordul liber exprimat de client/angajat/colaborator, în prealabil, conform art. 6, alin. 1, lit. a din Regulamentul UE privind protecția datelor;

b) Prelucrarea datelor cu caracter personal în conformitate cu articolul 6, alin. 1, litera b din Regulamentul UE privind protecția datelor, respectiv în vederea executării contractelor încheiate cu persoanele vizate, a întocmirii documentelor fiscale și încasarea sumelor de plata de la pacienți persoane fizice, inclusiv recuperarea debitelor și a facturilor emise de furnizori și realizarea plății acestora;

c)  Prelucrarea datelor cu caracter personal în scopul soluționării cererilor și adreselor instituțiilor publice conform competentelor legale ale acestora, în temeiul art. 6, alin. 1, lit. c din Regulamentul UE privind protecția datelor;

d) Prelucrarea datelor în interesul legitim al Operatorului, conform art. 6, alin. 1, lit. f din Regulamentul UE privind protecția datelor, cum ar fi realizarea evidenței serviciilor/programărilor în aplicațiile IT dedicate, soluționarea reclamațiilor și cererilor primite din partea clienților sau altor persoane vizate, gestionarea corespondentei uzuale, în scopul supravegherii prin camere video a spațiului operatorului pentru asigurarea pazei bunurilor și persoanelor[1];

e) Prelucrarea datelor cu caracter personal în scopul reprezentării asociației în fața instanțelor de judecată și a autorităților publice, realizarea procedurilor de recuperare a creanțelor, după caz, conform art. 6, alin. 1, lit. c și f din Regulamentul UE privind protecția datelor, respectiv realizarea interesului legitim al operatorului de recuperare a creanțelor sale sau de exercitare a drepturilor sale legitime de apărare;

f)  Prelucrarea datelor în scopul desfășurării activităților de recrutare/selecție pentru ocuparea posturilor vacante și gestionarea dosarelor de recrutare/concurs în diferitele etape ale procedurilor de recrutare/selecție, în vederea organizării examenului/concursului de ocupare a postului vacant – art. 6, alin. 1, lit. c si f.

În cazul în care Asociaţia Editorilor din România decide să prelucreze datele cu caracter personal în alte scopuri, îndeosebi în baza art. 6, alin. 1, lit. a din Regulamentul UE privind protecția datelor, se va solicita exprimarea consimţământului în mod expres și liber.

PROCESAREA FORMULARULUI DE CONTACT

Asociaţia Editorilor din România va folosi informațiile furnizate de Persoana vizată în secțiunea corespunzătoare de contact, existentă pe site, exclusiv cu scopul de a procesa solicitarea adresată.

Prin furnizarea oricăror date cu caracter personal prin intermediul site-ului aer.ro, Persoana vizată înțelege și este de acord că datele vor fi prelucrate în conformitate cu prevederile Politicii de confidențialitate a Asociației Editorilor din România.

Pentru a putea procesa solicitările transmise în secțiunea de contact a site-ului, este posibil ca, în anumite circumstanțe, să existe obligația de a divulga datele personale ale solicitanților către partenerii cu care asociația colaborează și/sau altor terți furnizori de servicii ai asociației.

Cu toate acestea, au fost adoptate măsuri tehnice și organizatorice adecvate pentru a asigura securitatea transferului de date, precum și prelucrarea în conformitate cu cerințele GDPR a datelor clienților de către entitățile menționate anterior.

Asociaţia Editorilor din România se obligă să nu prelucreze datele cu caracter personal furnizate în alt scop decât acela pentru care au fost transmise, cu excepția situațiilor în care există consimțământul expres al Persoanei vizate pentru a le utiliza și în alte scopuri.

De asemenea, este posibil ca Asociaţia Editorilor din România să aibă acces și la alte date cu caracter personal prin stabilirea de către clienți a unei legături cu asociația, prin prelucrarea datelor comunicate în urma conversațiilor telefonice, conversații e-mail, prezentarea la sediul asociației în vederea obținerii de informații etc.

Prin contactarea Asociației Editorilor din România în oricare mod stipulat mai sus sau oricare altă metodă care presupune o comunicare mijlocită sau nemijlocită între Persoana vizată și asociație, se înțelege că Persoana vizată este de acord că datele personale vor fi prelucrate în conformitate cu prevederile Politicii de confidențialitate a Asociației Editorilor din România.

DIVULGAREA DATELOR CU CARACTER PERSONAL CĂTRE TERȚI

Datele cu caracter personal prelucrate de către Asociaţia Editorilor din România vor putea fi divulgate și/sau transferate către terți doar în situația în care există consimțământul expres al Persoanei vizate pentru a proceda în acest sens, cu excepția situațiilor în care există o obligație legală/contractuală pentru Asociaţia Editorilor din România de a proceda în acest mod.

Există posibilitatea ca, în anumite circumstanțe, asociația să aibă obligația de a divulga datele cu caracter personal ale Persoanelor vizate, partenerilor cu care colaborează și/sau altor terți furnizori de servicii ai Asociației Editorilor din România.

PRELUCRAREA DATELOR DE CĂTRE TERȚI

Site-ul aer.ro poate conține, la un moment dat, link-uri de acces către alte site-uri ale căror politici de confidențialitate pot fi diferite de cele ale Asociației Editorilor din România, sens în care trebuiesc consultate și politicile privind protecția datelor cu caracter personal ale celorlalte site-uri, Asociaţia Editorilor din România neasumându-și responsabilitatea cu privire la informațiile trimise sau colectate de aceste terțe părți.

PERIOADA STOCĂRII DATELOR

În cadrul scopurilor legate de activitatea Asociației Editorilor din România, datele cu caracter personal vor fi stocate pe o perioadă limitată de timp într-un loc sigur şi în conformitate cu condiţiile şi prevederile legale, astfel:

• Datele legate de plăți/facturare vor fi stocate pe o perioadă de 10 ani, conform Legii nr. 82/1991 privind contabilitatea;
• Datele privind supravegherea video pentru asigurarea securității bunurilor și persoanelor se vor stoca pe o perioadă de 30 de zile calendaristice, respectiv în conformitate cu temeiurile prevăzute de legislația in vigoare;
• Datele privind procesul de recrutare vor fi păstrate pe o perioadă de 6 luni de la încheierea procesului de recrutare/ selecție;
• Prelucrarea datelor în scop de marketing va avea loc pe durata relației contractuale cu Asociaţia Editorilor din România, precum și după încetarea acesteia. În situația în care Persoana vizată își retrage consimţământul de marketing direct, datele sale nu vor mai fi prelucrate în acest scop, din momentul retragerii consimţământului.
• Datele postate cu acordul Persoanei vizate pe site-ul Operatorului se vor stoca pe o durata de 3 ani, conform acordului acesteia.
• De asemenea, datele Persoanei vizate pot fi prelucrate și pe durata existenței unei obligații legale pentru păstrarea datelor, respectiv pe durata de existență a unui alt temei justificativ legal, în conformitate cu exigențele art. 5 din Regulamentul UE privind protecția datelor.

DREPTURILE PERSOANELOR VIZATE

În conformitate cu GDPR, Persoana vizată are o serie de drepturi cu privire la datele personale pe care Asociaţia Editorilor din România le prelucrează:

• Dreptul de acces la datele prelucrare– Prima furnizare de informații se va face fără a percepe niciun fel de taxă. Dacă clientul va mai avea nevoie de copii ale informațiilor deja furnizate, este posibil să se perceapă o taxă rezonabilă ținând cont de costurile administrative de furnizare a informațiilor. Solicitările vădit neîntemeiate, excesive sau repetate nu vor primi răspuns.
• Dreptul la rectificarea datelor– Persoana vizată are dreptul să ceară ca datele personale să fie rectificate dacă sunt inexacte sau învechite și/ sau să le completeze dacă acestea sunt incomplete.
• Dreptul la ștergerea datelor (“dreptul de a fi uitat”) – În unele cazuri, Persoana vizată are dreptul de a obține ștergerea sau distrugerea datelor personale. Acesta nu este un drept absolut, deoarece uneori asociația ar putea fi forțat să păstreze datele personale din motive legale sau juridice.
• Dreptul la restricționarea prelucrării– Persoana vizată are dreptul să solicite restricționarea procesării datelor personale. Acest lucru înseamnă că prelucrarea respectivelor date este limitată, astfel încât să poată fi păstrate, dar nu și utilizate și procesate. Acest drept se aplică în circumstanțe specifice prevăzute de Regulamentul UE privind protecția datelor, și anume:

– exactitatea datelor este contestată de Persoana vizată, pentru o perioadă care permite operatorului să verifice corectitudinea datelor respective;

– prelucrarea este ilegală și Persoana vizată se opune ștergerii datelor și solicită restricția de utilizare a acestora;

– operatorul nu mai are nevoie de date pentru prelucrare, dar acestea sunt solicitate de Persoana vizată pentru stabilirea, exercitarea sau apărarea unor pretenții legale;

• Dreptul la portabilitatea datelor – Persoana vizată are dreptul să mute, să copieze sau să transfere datele care o interesează din baza de date a asociațiaui într-o altă bază de date. Acest lucru se aplică numai datelor pe care le-a furnizat asociațiaui, atunci când procesarea se bazează pe consimțământul Persoanei vizată sau pe baza unui contract și este implementată prin mijloace automate.
• Dreptul de opoziție– Persoana vizată se poate opune în orice moment prelucrării datelor personale atunci când o astfel de prelucrare se bazează pe un interes legitim.
• Dreptul de a retrage consimțământul în orice moment – Persoana vizată își poate retrage consimțământul în ceea ce privește prelucrarea datelor atunci când o astfel de procesare se bazează pe consimțământ. Retragerea consimțământului nu afectează legalitatea prelucrării pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia.
• Dreptul de a depune o plângere la autoritatea de supraveghere competentă – Persoana vizată are dreptul să depună o plângere în fața autorității de protecție a datelor din țara de reședință sau de domiciliu pentru a contesta practicile de protecție a datelor oferite de Asociaţia Editorilor din România.

Persoana vizată își poate exercita oricare dintre aceste drepturi în ceea ce privește datele personale pe care Asociaţia Editorilor din România le prelucrează prin adresarea unei simple cereri către Responsabilul cu protecția datelor al Asociației Editorilor din România. Într-o astfel de situație este foarte posibil ca asociația să solicite o dovadă a identității Persoanei vizate.

SOLICITĂRI JURIDICE

Asociaţia Editorilor din România accesează, păstrează și oferă informațiile Persoanei vizate autorităților de reglementare, factorilor de aplicare a legii sau altor entități:

• Ca răspuns la o solicitare de natură juridică, atunci când legea impune acest lucru. De asemenea, este posibil să se răspundă la solicitări de natură juridică atunci când se consideră că răspunsul impus de legile din jurisdicția respectivă afectează utilizatorii din acea jurisdicție și este conform cu standardele recunoscute la nivel internațional.
• Atunci când se consideră, cu bună credință, că este necesar pentru: a detecta, a preveni și a răspunde la acte de fraudă, utilizarea neautorizată a oricărui material care aparține asociației, încălcări ale condițiilor sau politicilor asociației sau alte activități dăunătoare sau ilegale, pentru a proteja Asociaţia Editorilor din România (inclusiv drepturile, bunurile sau materialele), pe clienții și pe alții, inclusiv în cadrul investigațiilor sau al anchetelor autorităților de reglementare sau pentru a preveni decesul sau vătămarea corporală iminentă.

Informațiile pe care asociația le primește despre Persoana vizată pot fi accesate și stocate o perioadă mai lungă de timp atunci când fac obiectul unei solicitări de natură juridică sau unei obligații legale, al unei anchete guvernamentale sau al unor investigații privind posibile încălcări ale condițiilor sau politicilor Asociației Editorilor din România, sau în alte cazuri pentru a preveni prejudiciile.

SECURITATEA PRELUCRĂRII

Asociaţia Editorilor din România a adoptat măsuri tehnice și organizatorice de prelucrare a datelor, actualizate în conformitate cu cerințele GDPR, cu scopul de a proteja datele cu caracter personal împotriva oricăror acțiuni de acces neautorizat, utilizare necorespunzătoare sau divulgare, modificare neautorizată, distrugere sau pierdere accidentală. Toți angajații și colaboratorii Asociației Editorilor din România, precum și orice terțe părți care acționează în numele și pe seama Asociației Editorilor din România sunt obligați să respecte confidențialitatea informațiilor și cerințele GDPR, în conformitate cu prevederile Politicii de confidențialitate.

EXONERARE DE RĂSPUNDERE

Site-ul aer.ro poate conține legături către alte site-uri și/sau alte pagini web care nu sunt proprietatea Asociației Editorilor din România, fapt pentru care nu își asumă nicio responsabilitate cu privire la conținutul acestor site-uri și, prin urmare, nu va putea fi răspunzător pentru conținutul, publicitatea, bunurile, serviciile, software-ul, informațiile sau alte materiale disponibile pe sau prin intermediul acestor site-uri. Asociaţia Editorilor din România nu va fi responsabil de pierderea datelor cu caracter personal, de orice efecte negative asupra datelor personale ale vizitatorilor sau de alte daune morale și/sau patrimoniale cauzate de accesul la respectivele site-uri.

ACTUALIZAREA POLITICII DE PROTECȚIE ȘI PRELUCRARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Prezenta Politică de confidențialitate poate face obiectul unor modificări periodice de conținut, prin actualizarea pe site-ului aer.ro.

În acest sens, vă vom oferi posibilitatea să consultați Politica de confidențialitate revizuită înainte de a alege să continuați să utilizați materialele noastre.

Termenii Politicii de confidențialitate  se interpretează în conformitate cu legislația aplicabilă.

CONTACT

Pentru întrebări sau preocupări cu privire la modul în care asociația  tratează și folosește datele cu caracter personal sau se dorește exercitarea oricărui dintre drepturile prevăzute de Regulamentul UE privind protecția datelor personale, datele de contact ale Responsabilului cu protecția datelor al Asociației Editorilor din România sunt: adresa de email barbugpfa@gmail.com și numărul de telefon 0722.499.595.

[1] Din momentul instalării unui sistem de monitorizare video.