Regulamentul general şi tehnic Bookfest 2011

Salonul internaţional al cărţii Bookfest 2011 expune pentru publicul larg o mare varietate de produse aparținând industriei editoriale și domeniilor conexe, având drept scop promovarea, lectura și vânzarea de carte. Bookfest este organizat, prezentat şi promovat de către Asociaţia Editorilor din România, prin Consiliul Director, organ împuternicit să pună în aplicare prezentul Regulament, precum şi orice alte inițiative şi măsuri necesare bunei organizări şi desfăşurări a evenimentului.

ART.1. Locul de desfăşurare şi durata

1.1. Bookfest 2011 va avea loc în incinta Pavilioanelor 14/C2, 15/C1, 16/C4, 17/C5, 18/C6 ale Complexului Expozițional Romexpo (ROMEXPO).
1.2. Programul general de desfăşurare este următorul:

1.3. Prevederile prezentului Regulament sunt stabilite de Organizator şi pot fi modificate la iniţiativa sa din motive întemeiate, ce vor fi comunicate în timp util.

ART.2. Participare

2.1. Organizatorul pune la dispoziţia Expozanţilor:

• suprafaţa comandată, conform Cererii de înscriere ;
• pachetul de servicii (iluminatul general al pavilioanelor pe durata desfăşurării manifestării, climatizarea, curăţenia culoarelor de circulaţie şi a grupurilor sanitare - inclusiv în perioadele de amenajare/dezafectare);
• un exemplar al Catalogului Expozanţilor şi al Programului Evenimentelor;
• spaţiile de evenimente , conform Formularului de înregistrare în Programul Evenimentelor;
• mediatizarea generală a Salonului internaţional al cărţii Bookfest 2011 şi organizarea acţiunilor conexe (dezbateri,concerte, conferinţe etc.).

2.2. Expozanţi. Pot participa la Bookfest edituri din România şi străinătate.
      2.2.1. Sunt asimilaţi editurilor şi pot participa la Bookfest editorii de ziare şi reviste care au secţiuni literare cu apariţie constantă, editorii de materiale educaţionale, audio-vizuale şi informatice. Se pot înscrie, de asemenea, distribuitorii de carte, librarii, agenţii literari, bibliotecile, centrele şi reprezentanţele culturale. Organizatorul poate acorda autorizaţie specială şi altor entităţi, la cererea scrisă a acestora. Pot participa la Bookfest doar persoane juridice sau persoane fizice autorizate.
      2.2.2. De regulă, fiecărui participant îi este alocat un singur stand. Organizatorul poate autoriza excepţii, în cazul în care se organizează spaţii tematice, de exemplu, zonă destinată copiilor, ce prevede standuri de carte.
      2.2.3. Expozantul răspunde potrivit articolului 998-1003 Cod Civil pentru prejudiciile create Organizatorului prin fapta proprie şi/sau a prepuşilor, precum şi asupra bunurilor puse la dispoziţie de către Organizator şi/sau ROMEXPO.
2.3. Exponate. În spaţiul Bookfest pot fi expuse numai produse aparţinând industriei de carte și domeniilor conexe. Organizatorul stabileşte nomenclatorul activităţilor şi domeniilor editoriale, acestea putând fi vizualizate prin accesarea Formularului de înregistrare în Catalogul Expozanţilor, http://www.bookfest.ro/inregistrare_catalog_bookfest.php .
      2.3.1. Organizatorul îşi rezervă dreptul de a verifica compatibilitatea dintre orientările editoriale ale Expozanţilor şi etica Bookfest. Astfel, publicaţiile/produsele audio-vizuale care au caracter rasist, fundamentalist, şovin, xenofob, revizionist sau pornografic sunt interzise.
      2.3.2. Expozanţii pot promova numai domeniul propriu de activitate.
2.4. Evenimente. Activităţile naţionale şi internaţionale din cadrul Bookfest 2011, având caracter informativ, ştiinţific şi cultural sunt definite în cele ce urmează ca "evenimente".
      2.4.1. Evenimentele pot fi realizate de Organizator şi, prin intermediul acestuia, de ţara invitat de onoare, care în anul 2011 este Ungaria. Evenimentele de acest gen vor consta în spectacole, dezbateri, mese rotunde etc. şi vor avea loc în spaţii special amenajate.
      2.4.2. Expozanţii pot organiza dezbateri, lansări şi prezentări de cărţi/produse din domeniile conexe, sesiuni de autografe, interviuri, conferinţe etc. Evenimentele de acest fel vor avea loc în standurile proprii sau în spaţiile special amenajate, pe baza programărilor, conform prevederilor Art.4.  

ART.3. Înregistrarea participării

3.1. În vederea participării la Bookfest 2011, Organizatorul pune la dispoziţie pe site-ul www.bookfest.ro, Cererea de înscriere şi prezentul Regulament. Înscrierea la Bookfest se face prin completarea formularului on-line de la http://www.bookfest.ro/inscriere_bookfest.php. Organizatorul va trimite Cererea de înscriere şi prezentul Regulament, prin e-mail sau fax, potenţialilor participanţi care nu pot completa on-line și/sau descărca documentele menționate.
3.2. Cererea de înscriere trebuie completată integral şi trimisă Organizatorului cel târziu până la data de 15 aprilie 2011. Ulterior acestei date, Organizatorul nu va mai putea accepta înscrieri.
3.3. După completarea și trimiterea on-line a Cererii de înscriere (vezi Art.3.1), Expozanţii vor reverifica datele înscrise în aceasta, o vor tipări și trimite Organizatorului în original, semnată şi ştampilată, direct sau prin poştă, la sediul A.E.R. din Str. Dr. Iacob Felix, nr. 97, bl.17A, sc. A, et.1, ap. 7, sector 1, 011035 Bucureşti. Exemplarul în original trebuie remis Organizatorului până în data de 15 aprilie 2011.
3.4. Cererea de înscriere completată şi trimisă Organizatorului în original are valoare de contract încheiat între părţi, reprezentând o confirmare fermă de participare şi acordul de respectare a prevederilor Regulamentului Bookfest 2011, precum şi asumarea obligaţiei de plată a tarifului.
3.5. În cazul în care două sau mai multe edituri doresc să participe utilizând un stand comun, fiecare va completa câte o cerere, iar documentele vor fi trimise împreună, cu respectarea datei limită prevăzută la Art.3.3..
3.6. Expozanţii care s-au înscris la Bookfest, însă din diferite motive nu mai pot participa, se pot retrage, dar nu mai târziu de 30 aprilie 2011. În acest caz, sumele vărsate în contul Organizatorului vor fi returnate integral Expozantului. Expozanţilor care îşi anunţă retragerea ulterior datei de 30 aprilie, li se vor reţine sumele vărsate în contul Organizatorului ca daune interese pentru neexecutarea de către Expozant a obligaţiilor asumate prin acceptarea condiţiilor prezentului Regulament.
3.7. Cererile de înscriere depuse de editurile care înregistrează debite către Organizator nu vor fi luate în considerare decât după ce solicitantul face dovada stingerii debitului, dar nu mai târziu de 30 aprilie 2011. În cazul stingerii debitelor cu bilete la ordin, termenul maxim de încasare acceptat este de 30 aprilie 2011.
3.8. Expozantul îşi asumă responsabilitatea pentru corectitudinea informaţiilor furnizate, acestea urmând să fie utilizate în documente contabile, pe pazie, în Catalogul Expozantului şi Programul Evenimentelor.

ART.4. Înregistrarea în Catalogul Expozanţilor şi Programul Evenimentelor

4.1. Pentru o informare cât mai bună a vizitatorilor, Expozanţii au posibilitatea oferită de Organizator de a se înscrie gratuit în Catalogul Expozanţilor şi Programul Evenimentelor Bookfest 2011.
4.2. Includerea în Catalogul Expozanților și Programul Evenimentelor Bookfest 2011 se efectuează prin completarea Formularelor de înregistrare disponibile pe site-ul www.bookfest.ro:
- http://www.bookfest.ro/inregistrare_catalog_bookfest.php - termen limită 15 aprilie 2011;
- /inregistrare_program_evenimente_bookfest.php - termen limită 20 aprilie 2011.
      4.2.1. După completarea și trimiterea on-line a formularelor prevăzute la Art.4.2., Expozanţii vor reverifica datele înscrise, le vor tipări și trimite Organizatorului în original, semnate şi ştampilate, direct sau prin poştă, la sediul A.E.R. din Str. Dr. Iacob Felix, nr. 97, bl.17A, sc. A, et.1, ap. 7, sector 1, 011035 Bucureşti. Exemplarele în original trebuie remise Organizatorului până la data de 15 aprilie 2011, pentru Catalogul Expozanţilor, respectiv, 20 aprilie 2011, pentru Programul Evenimentelor.
      4.2.2 Transmiterea datelor ulterior termenelor limită prevăzute la Art.4.2.1. va avea drept consecință imposibilitatea includerii acestora în catalog/program.
4.3. Pentru fiecare participant, denumirea inscripţionată pe pazia standului trebuie să fie aceeaşi cu cea declarată în Cererea de înscriere, la poziţia 4 şi înscrisă în Programul Evenimentelor.
4.4. În Catalogul Expozanţilor vor putea fi inserate, contra taxei de 200 EUR, datele oricărei instituţii sau societăţi comerciale care nu participă la Bookfest 2011, dar activează în domeniul cărţii conform Art. 2.2. al prezentului Regulament.
4.5. Expozantul îşi asumă responsabilitatea pentru corectitudinea informaţiilor furnizate, care vor figura în Catalogul Expozanţilor şi Programul Evenimentelor.

ART.5. Alocarea standurilor şi a intervalelor orare pentru evenimente

5.1. Organizator. Organizatorul stabileşte configuraţia spaţiului expoziţional. Repartizarea standurilor se va face după încheierea perioadei de înscriere. Ordinea înscrierii la Bookfest nu constituie un criteriu în repartizarea spaţiilor.
      5.1.1. La repartizarea spaţiilor individuale, organizatorul va lua în considerare, în primul rând, opţiunea Expozantului de a-şi păstra locaţia avută la evenimentul din anul precedent, dacă solicită aceeaşi suprafaţă.
      5.1.2. În cazul în care doi sau mai mulţi Expozanţi solicită aceeaşi locaţie, criteriul de alocare este cel al mărimii suprafeţei comandate la Bookfest 2011 şi dovada stingerii debitului către A.E.R. (vezi Art.3.7.). Astfel de situaţii pot determina, în mod independent de voinţa Organizatorului, modificări în alocarea spaţiilor, acestea urmând să fie aduse la cunoştinţa Expozantului afectat, în timp util.
      5.1.3. Expozantul va putea opta doar pentru o locaţie ce oferă întreaga suprafaţă comandată și nu pentru partiții, în vederea dispunerii mai multor standuri în cadrul spațiului expozitional al Bookfest.
5.2. Expozant. Expozantului i se va comunica prin intermediul unui plan amplasarea standului care îi este atribuit, fiind indicate, de o manieră generală, vecinătăţile. Orice solicitare de schimbare a amplasamentului şi/sau a suprafeţei standului trebuie făcută în termen de 24 de ore de la data transmiterii planului de către Organizator, acesta încercând, în măsura posibilităţilor, să răspundă cererii Expozantului. După acest termen, amplasarea propusă de Organizator se consideră acceptată de către Expozant.
      5.2.1. Un Expozant nu poate ceda, integral sau parţial, suprafaţa închiriată la Bookfest fără autorizarea scrisă şi prealabilă a Organizatorului.
      5.2.2. Pentru Expozanţii ale căror standuri au suprafeţe de peste 150 mp există opţiunea de a solicita stand cu deschidere pe 3 sau 4 laturi.
      5.2.3. Expozanţii care fac parte din grupuri media şi comercializează regulat ediţii de chioşc (carte/CD/e-book + ziar/revistă), inclusiv prin intermediul târgurilor de carte, vor putea obţine spaţiu pentru stand, cu respectarea criteriului de atribuire a suprafeţelor (Art.5.1.), în Pavilioanele 16 şi 17.
      5.2.5. În cazul neocupării standului de către un Expozant, indiferent de motiv, sumele vărsate cu titlu de închiriere spațiu/stand rămân Organizatorului ca daune interese pentru neexecutarea de către Expozant a obligaţiilor asumate prin acceptarea condiţiilor prezentului Regulament.
5.3. Ţara invitat de onoare. La Bookfest 2011, Ungaria este invitat de onoare. Standul Ungariei va fi amplasat în Pavilionul 18/C6, alături de centrele culturale ale ambasadelor ţărilor străine la Bucureşti.
5.4. Intervale orare pentru evenimente. Evenimentele culturale proiectate de către Expozanţi pentru a avea loc în spaţiile special amenajate (scenă, cafenea literară, sală de conferinţă) vor fi centralizate de către Organizator, pe baza solicitărilor scrise (vezi Art.4.). În cazul identificării unor suprapuneri de evenimente, în acelaşi spaţii, Organizatorul îşi rezervă dreptul de a ordona activităţile, informând Expozanţii în timp util cu privire la posibilele schimbări.

ART.6. Tarife

6.1. Tariful perceput Expozanţilor pentru participare este de trei (3) tipuri:

• stand neamenajat – 60 EUR/mp. Suprafaţa minimă - 12 mp;
• stand neamenajat, cu 3-4 laturi libere - 70 EUR/mp. Suprafaţa minimă - 150 mp;
• stand amenajat standard (panouri Octanorm) - 75 EUR/mp. Suprafaţa minimă - 6 mp.

      6.1.1. Tariful definit mai sus (Art.6.1) include:

• chiria pentru suprafaţa închiriată;
• construcţia standului standard;
• pachet de servicii (iluminatul general al pavilioanelor, curăţenia culoarelor de circulaţie în pavilioane pe durata desfăşurării manifestării, accesul la grupurile sanitare şi curăţenia acestora pentru întreaga perioadă contractuală, inclusiv pentru perioada de amenajare, respectiv de dezafectare);
• un exemplar gratuit  al Catalogului Expozantului şi al Programului Evenimentelor;
• accesul gratuit al Expozanţilor la spaţiile de evenimente (cu excepţia sălilor de conferinţe);
• mediatizarea generală a Salonului de carte şi organizarea acţiunilor conexe (dezbateri, lansări şi prezentări de cărţi/produse din domeniile conexe, sesiuni de autografe, interviuri, conferinţe, spectacole etc.).

      6.1.2. Costul standurilor personalizate construite cu ROMEXPO se va stabili pe baza proiectului prezentat de Expozant, avizat de ROMEXPO şi fiind facturat de şi achitat către ROMEXPO.
      6.1.3. Doi sau mai mulţi Expozanţi pot închiria un stand comun. În acest caz, taxa de participare va fi achitată de Expozantul principal.
6.2. Expozantul poate expune bannere în interiorul pavilioanelor închiriate pentru Bookfest 2011, respectiv Pavilioanele 14/C2, 15/C1, 16/C4, 17/C5, 18/C6, fără perceperea vreunui tarif suplimentar. În acest scop, Expozantul va transmite Organizatorului o solicitare scrisă, conţinând detaliile de amplasare, până luni, 09 mai 2011. ROMEXPO îşi rezervă dreptul de a dispune înlăturarea pe loc a bannerelor expuse necorespunzător.
      6.2.1. Expozantul poate expune, contra cost, bannere pe fațadele Pavilioanelor 15/C1, 16-17/C4-C5, 18/C6, numai în funcție de posibilitățile tehnice ale fiecărui pavilion, pe baza unei solicitări directe către ROMEXPO. Tarifele percepute de ROMEXPO pentru expunerea bannerelor pe fațada pavilioanelor închiriate sunt urmatoarele:

• expunere banner - 15 EUR/mp/manifestare+TLP(3%)+TVA;
• montare/demontare banner - 4 EUR/mp+TVA.

6.3. Organizatorul nu poate fi ţinut răspunzător pentru eventualele pierderi de natură comercială înregistrate de Expozanţi pe durata Bookfest 2011, indiferent de cauzele acestora.
6.4. Utilizarea de către Expozanţi a scenelor şi a altor spaţii de evenimente nu presupune costuri suplimentare, fiind incluse în pachetul oferit de Organizator (Vezi Art. 6.1.1.).
      6.4.1. ROMEXPO poate pune la dispoziţia Expozanţilor sălile de conferinţă din Pavilionul 18/C6, pe baza unui tarif orar. În cazul identificării unor suprapuneri de evenimente, în aceeaşi sală, Organizatorul îşi rezervă dreptul de a ordona activităţile, informând Expozanţii în timp util cu privire la posibilele schimbări.

ART.7. Condiţii de plată

7.1. Plata pentru suprafeţele comandate, amenajarea standurilor şi dotările suplimentare se face în termenele şi după modalităţile stabilite de Organizator şi comunicate prin prezentul Regulament.
7.2. În termen de 5 zile lucrătoare de la primirea Cererii de înscriere, completată conform precizărilor din Regulament, Organizatorul va emite factura pentru participare către Expozant. Facturile vor fi expediate prin poştă/curier sau înmânate personal pe bază de semnătură, plata făcându-se astfel:

• 50% din suma facturată, prin virament, până la data de 25 aprilie a.c.;
  şi
• 50% din suma facturată, prin virament, până la data de 15 mai a.c.. Această tranşă poate fi acoperită de bilete la ordin cu termen scadent 31 august 2011, doar de către acei Expozanţi care şi-au achitat la timp obligaţiile financiare la ediţii anterioare ale Bookfest.

7.3. Tarifele sunt stabilite în EUR şi se achită în RON la un curs mediu de schimb, stabilit de Organizator.
7.4. În cazul în care viramentele nu sunt efectuate în totalitate în termenele stipulate, Expozantul îşi pierde dreptul de a participa la Bookfest 2011, iar sumele vărsate în contul Organizatorului se vor reține ca daune interese pentru neexecutarea de către Expozant a obligaţiilor asumate.
7.5. Dacă un Expozant nu-şi ocupă standul, indiferent de motiv, Organizatorul este îndreptăţit să aplice prevederile Art. 5.2.5. al prezentului Regulament.
7.6. Pentru sălile de conferinţă (vezi Art.6.4.1.), facturile vor fi emise direct de ROMEXPO.

ART.8. Condiţii contractuale şi tehnice în vederea ocupării, amenajării şi dezafectării standurilor

8.1. Construcţia standurilor se face numai conform planului stabilit de Organizator.
8.2. Expozanții, care dețin standuri în proprietate sau le închiriază, în mod tradițional, de la o terță parte și le montează în regie proprie, au obligaţia să trimită proiectele de amenajări, precum şi soluţiile tehnice de realizare a acestora, spre avizare Arhitectului Şef al Complexului Expoziţional Romexpo, până la data de 9 mai 2011. Orice proiect de amenajare trebuie să conțină lista personalului lucrător.
      8.2.1. Dovada proprietății standului se va face printr-o declarație pe proprie răspundere, semnată de Expozant, pusă la dispoziţia ROMEXPO.
8.3. Expozanții pot apela și la alte firme specializate pentru proiectarea, construcția și amenajarea de standuri, cu condiția ca aceste firme să aibă un contract de agreare cu ROMEXPO S.A. Termenul de 09 mai 2011, pentru avizarea proiectelor de amenajare, va fi respectat și în acest caz.
8.4. Prevederile de la Art.8.2. și 8.3. sunt supuse următoarelor condiționalități:

• Neprezentarea proiectelor respective spre avizare va conduce automat la imposibilitatea începerii lucrărilor de amenajare; 
• Nu vor fi acceptate soluții tehnice ce presupun prinderi sau susțineri de elementele constructive ale pavilionului (pereți, stâlpi, plafon, pardosele, instalații de orice fel etc.);
• În cazul în care construcția standului nu corespunde proiectului avizat, ROMEXPO poate dispune imediat măsuri de dezafectare a standurilor care nu respectă condițiile menționate anterior;
• Proiectele de amenajare întocmite vor respecta clauzele regulamentului tehnic al ROMEXPO S.A., precum şi prevederile legislative cu privire la forţa de muncă angajată, protecţia şi securitatea muncii etc;
• ROMEXPO îşi rezervă dreptul de a verifica, pe toată perioada construcţiei, modul în care se face amenajarea standurilor. În cazul în care se constată că realizarea construcției nu este conformă cu proiectul trimis spre avizare, ROMEXPO va solicita Expozantului aflat în această situație plata de daune interese în valoare de 5.000 EUR/stand.

8.5. ROMEXPO S.A. asigură servicii complete de proiectare, construcție și amenajare a standurilor Expozanților. Expozanții care construiesc stand cu ROMEXPO nu vor avea nevoie de avizare de proiect.
8.6. Pe parcursul desfăşurării tuturor activităţilor specifice Bookfest 2011, Expozanţii, precum şi întregul personal angajat în acest eveniment, respectă următoarele reglemetări:
      8.6.1. Prevederile regulamentului tehnic al ROMEXPO, din care selectăm urmatoarele condiţii:

• înălţimea standurilor să nu depăşească înălţimea admisă pentru fiecare pavilion în parte;
• standurile construite nu au voie să depaşească sub nici o forma limitele amplasamentului, chiar şi elementele în consola nu sunt admise peste limitele de stand;
• este interzisă ancorarea standurilor de plafon;
• este interzisă fixarea standurilor de pardoseala sau de pereţii pavilioanelor cu elemente care necesită găurire (conexpand, diblu etc.);
• se interzic soluţiile tehnice ce presupun prinderi sau susţineri de elementele constructive ale pavilionului (pereţi, stâlpi, plafon, pardoseli, instalaţii de orice fel etc.);
• construcţia standurilor trebuie să fie astfel executată, încât expoziţia respectivă să se deşfăsoare în condiţii de maximă siguranţă;
• este interzis lucrul cu foc deschis în pavilion (cu excepţia firmelor de catering agreate înainte cu ROMEXPO);
• este interzisă vopsirea elementelor de construcţie a standurilor cu pistoale de vopsit, ci numai cu role de vopsitorie;
• standurile de lemn sau din elemente inflamabile trebuie să fie ignifugate;
• instalaţiile electrice vor respecta fără excepţii normativele în vigoare;
• este interzisă depozitarea de orice fel în spatele standurilor.

      8.6.2. Normele de protecţia muncii, mediului şi PSI, având următoarele obligaţii:

• asigură pentru întreg personalul cu care colaborează instructajul introductiv general privind securitatea şi sănătatea în munca, instructaj la locul de muncă privind securitatea şi sănătatea în muncă, protecţia muncii şi PSI;
• efectuează instructajul periodic specific privind protecţia muncii şi PSI.

      8.6.3. Obligaţiile, răspunderile şi obţinerea avizelor necesare pentru respectarea normelor şi realizarea deplină a măsurilor de protecţia muncii, protecţia mediului şi PSI, de către angajaţii care lucrează în activităţile specifice Bookfest 2011 revin în exclusivitate fiecărui Expozant în parte.
      8.6.4. În caz de pagube materiale datorate accidentelor de muncă, incendiilor, avariilor din vina personalului Expozanţilor, acestea vor fi suportate de către Expozantul respectiv.
      8.6.5. În cazul producerii unor accidente de muncă cu incapacitate temporară, colective, cu invaliditate sau mortale suferite la locul de muncă sau pe teritoriul ROMEXPO, de către personalul Expozanţilor, produse pe durata manifestării Bookfest 2011, inclusiv în perioadele de amenajare/dezafectare, pe suprafeţele închiriate, accidentele menţionate vor fi declarate şi înregistrate de către Expozantul respectiv.
      8.6.6. În situaţii de urgenţă (de exemplu: incendiu, inundaţie, scăpări de gaze), produse pe timpul programului expoziţional, în vederea intervenţiei operative şi a limitării pagubelor, personalul ROMEXPO, asistat de reprezentantul Organizatorului şi, după caz, de reprezentantul pompierilor şi/sau reprezentantul poliţiei, poate intra in spaţiile de expunere, întocmind în acest sens un proces verbal semnat de persoanele participante.
      8.6.7. Organizatorul îşi declină orice responsabilitate privind soliditatea construcţiilor ridicate de către Expozanţi, aceştia fiind răspunzători pentru eventualele prejudicii aduse terţilor.
8.7. Perioada de montare și/sau amenajare valabilă pentru toți Expozanții (stand neamenajat, stand amenajat) este marți, 24 mai, între orele 08:00 și 24:00.
      8.7.1. Montarea standurilor mai mari de 100 mp se poate face fără perceperea vreunui tarif, în ziua de luni, 23 mai, în intervalul orar 9:00 - 20:00. În acest sens, Expozanții vor transmite o solicitare scrisă direct către ROMEXPO.
      8.7.2. Expozanții care nu se încadreaza la Art.8.7.1., dar solicită intrarea în pavilioane mai devreme de 24 mai 2011 pentru amenajarea/construcția standului, vor plăti la ROMEXPO un tarif de 1,6 Euro/mp/zi/firma.
8.8. La momentul preluării spaţiului, Expozantul semnează un proces verbal de predare-primire. Lipsa oricărei menţiuni scrise făcută la momentul preluării standului/echipamentelor de către Expozant, creează prezumţia convenţională că acesta a fost primit în bună stare.
8.9. Prevederile referitoare la închirierea standurilor, respectiv, construcția acestuia de către ROMEXPO, nu se aplică invitatului de onoare, din afara țării, al Salonului internaţional al cărţii Bookfest 2011.
8.10. Demontarea şi dezafectarea standurilor se va face în ziua de luni, 30 mai, între orele 08:00 şi 24:00. În cazul nerespectării acestui termen, Expozanții vor plăti pentru fiecare zi de întârziere chiria spațiului închiriat, majorată cu 100%.
      8.10.1. Este strict interzisă demontarea, chiar parţială, înaintea închiderii oficiale a Bookfest.
8.11. În cazul în care Expozantul sau prepuşii acestuia nu eliberează spaţiul în termenul menţionat la Art.8.10., ROMEXPO este îndreptăţit să ia următoarele măsuri:

• eliberează spaţiile pe cheltuiala Expozantului şi depozitează bunurile neridicate la o chirie de 0,20 EUR/mp/zi. Eliberarea bunurilor depozitate se face numai după ce Expozantul a achitat sumele datorate, inclusiv cele pentru manipularea şi depozitarea acestora;
• bunurile sunt scoase din Centrul Expoziţional, pe riscul şi cheltuiala acestuia/acestora, fără ca ROMEXPO să răspundă de integritatea lor, de securitatea şi paza acestora şi de eventualele deteriorări ale acestora ce se pot produce cu ocazia eliberării spaţiului. 

8.12. La momentul predării spaţiului (standului închiriat şi eventualelor dotări), Expozanţii semnează un proces verbal de predare-primire. Expozanţii trebuie să lase standurile şi echipamentele închiriate de la ROMEXPO în aceeaşi stare în care le-au primit, fiind responsabili cu paza materială şi juridică a acestora pe perioada de pregătire, desfăşurare a Bookfest şi demontare/dezafectare a standurilor.
8.12.1. În cazul în care se constată că spaţiul şi/sau bunurile închiriate vor fi predate cu lipsuri/ deteriorări, Expozantul se obligă să plătească de îndată daunele produse, cu excepţia celor aferente unei uzuri normale, pe baza facturii emise de ROMEXPO.
8.13. Deteriorarea constatată după demontarea standului va fi reparată de către ROMEXPO şi pusă pe cheltuiala Expozantului.

ART.9. Dotări, echipamente şi decorare pentru standuri

9.1. Standurile standard au următoarele dotări în funcţie de suprafaţă:

• stand standard 6 mp: pereţi pe contur (cu excepția laturilor libere, în funcție de amplasament), mochetă gri închis (refolosită), 1 buc. priză 220V, 2 spoturi, 1 grafică pe pazie, 1 masă, 2 scaune, 1 coş gunoi, 1 dulăpior, 6 polițe pe console;
• stand standard de 8 mp: pereţi pe contur (cu excepția laturilor libere, în funcție de amplasament), mocheta gri închis (refolosită), 1 buc. priză 220V, 3 spoturi, 1 grafică pe pazie, 1 masă, 2 scaune, 1 coş gunoi, 2 dulăpioare, 9 polițe pe console ;
• standard de 12 mp: pereți pe contur (cu excepţia laturilor libere, în funcție de amplasament), mochetă gri închis (refolosită), 1 buc. priză 220V, 4 spoturi, 1 grafică pe pazie, 1 masă, 4 scaune, 1 coş gunoi, 3 dulăpioare, 12 poliţe pe console.

9.2. Pentru standurile standard de peste 12 mp, dotările vor fi conform tabelului de mai jos, Expozanții neavând posibilitatea să renunțe la o parte din dotări și să solicite în compensare altele, iar standurile vor fi comandate cu cel puțin 30 de zile calendaristice înaintea deschiderii târgului.

9.3. Expozanţii pot solicita dotări suplimentare pentru standurile standard direct de la Dispeceratul ROMEXPO (Pavilion 32).
      9.3.1. Dotările solicitate vor fi primite numai după ce vor fi achite costurile de închiriere a acestora, pe baza facturii emise de către ROMEXPO. Expozanţii nu vor putea solicita dotări suplimentare de la Dispeceratul ROMEXPO decât în ziua programată pentru amenajări, respectiv marţi, 24 mai 2011. Simpla comandă de dotări şi servicii suplimentare nu este suficientă pentru ca ROMEXPO să execute serviciile comandate.
      9.3.2. Dotările suplimentare pentru standuri şi preţurile aferente pot fi vizualizate la www.romexpo-design.ro.
9.4. Decorarea standurilor va fi efectuată de către Expozanţi sub propria responsabilitate. Decorarea standurilor trebuie să respecte planul general de decorare şi grafică conceput de Organizator, regulamentul tehnic al ROMEXPO, normele de protecţia muncii, mediului şi PSI precum şi normele PSI de protecţie a muncii, prevăzute la Art.8.6.. Pentru orice decorare specială a standului, Expozanţii vor solicita acordul ROMEXPO.
9.5. Conform legislaţiei fiscale în vigoare, Expozanții sunt obligați să dețină casă de marcat în stand sau un software de gestiune (emitere bon fiscal, facturi, chitanțe etc.). În caz de neconformitate, responsabilitate aparţine în totalitate Expozantului respectiv.
      9.5.1. Organizatorul își declină responsabilitatea pentru orice încalcare a legislației naționale în domeniul fiscal.

ART.10. Promovarea vizuală şi/sau sonoră

10.1. Organizatorul stabileşte modalităţile de afişaj, condiţiile în care echipamentele sonore, luminoase sau audiovizuale pot fi folosite, precum şi cele în care pot fi organizate animaţii, operaţiuni promoţionale, spectacole, prezentări de carte sau sondaje de opinie în incinta spaţiului expoziţional.
10.2. Animaţiile sonore. Animaţiile sonore nu trebuie să deranjeze activitatea din standurile învecinate. Expozanţii trebuie să respecte cerinţele reprezentantului ROMEXPO în ceea ce priveşte volumul şi intensitatea muzicii difuzate şi care nu trebuie sa depăşescă 70 decibeli, măsurată la 2 m de clădire, la o frecvenţă de 250 Hz.
      10.2.1. Organizatorul este singurul în măsură să determine nivelul sonor acceptabil. Organizatorul poate lua toate măsurile necesare pentru a întrerupe animaţiile sonore care deranjează desfăşurarea Bookfest.
      10.2.3. Este strict interzisă organizarea de concerte în standuri, de către Expozanţi.
10.3. Distribuirea de publicitate/animaţie. Distribuirea de materiale sau obiecte publicitare este strict interzisă în afara standului fără acordul prealabil, în scris, al Organizatorului.
      10.3.1. Orice animaţie sau acţiune comercială în afara standului este strict interzisă fără acordul prealabil, în scris, al Organizatorului.
10.4 Organizatorul are dreptul de a suprima sau modifica acele instalaţii care afectează aspectul general al evenimentului, activitatea Expozanţilor vecini, precum şi publicul sau care nu corespund planului aprobat în prealabil de Organizator. Organizatorul poate reveni asupra unei autorizări acordate, atunci când sunt afectaţi Expozanţii vecini, spaţiile de circulaţie sau ţinuta evenimentului.

ART.11. Accesul şi circulaţia vehiculelor Expozanţilor

11.1. Accesul pietonal al Expozanţilor în incinta complexului expoziţional este gratuit.
11.2. Expozanţii, invitaţii şi personalul acestora, respectă cu stricteţe regulile stabilite de ROMEXPO privind accesul şi circulaţia auto, semnele de circulaţie şi limita de viteză de maxim 20km/h în compexul expozitional.

• 11.3. Pe perioada desfășurării târgului, accesul auto în complexul expoziţional va fi posibil doar în parcarea "D", în baza unui card RIFID, pentru care se va opri o garanție de 55 RON/buc. Garanția va fi returnată Expozantului, în momentul în care acesta va înapoia Organizatorului cardul solicitat. Cardurile RIFID, împreună cu facturile originale, emise de către Organizator pentru închirierea spațiului, vor putea fi ridicate de la standul Organizatorului, în perioada 24 – 29 mai, între orele 09:00 – 10:30. Cardurile RIFID vor fi returnate în data de 30 mai, între orele 09:00 – 10:30, la standul/biroul Organizatorului.
  • 11.3.1. Pe întreaga perioadă a desfăşurării Bookfest, aprovizionarea va putea fi făcută zilnic, în intervalul orar 09:00 – 09:30, la ușile de marfă ale pavilioanelor, pe baza cardurilor RIFID.

11.4. Accesul pentru celelalte mașini ale Expozanților se va face cu bilet auto, la tariful de 3RON/oră, în spațiile de parcare alocate expoziției.

• 11.5. În caz de necesitate, Expozanţii pot transporta cu maşina invitaţii speciali, până la uşa pavilionului în care se desfăşoară evenimentul la care aceştia participă, numai în următoarele condiţii:
  • Expozanţii vor comunica în scris, Organizatorului, cu cel puţin două (2) zile înainte următoarele date: ziua în care vin invitaţii, numele acestora, ora de sosire, pavilionul la care aceştia sosesc, marca şi numărul maşinii cu care aceştia sunt transportaţi, ora plecării. La rândul său, cu cel puţin o (1) zi înaintea evenimentului respectiv, Organizatorul solicită în scris conducerii ROMEXPO accesul invitaţilor speciali;
  • maşina cu care sunt transportaţi invitaţii nu va putea staţiona în curtea ROMEXPO. După ce invitatul va fi condus la pavilion, maşina va aştepta în parcarea VIP până la sfârşitul evenimentului la care participă, în cadrul Bookfest;
  • la plecarea invitaţilor speciali, maşina poate pătrunde în incinta complexului expoziţional, pentru a-i prelua;
  • accesul maşinilor în incinta complexului expoziţional, pentru invitaţii speciali ai Expozanţilor, se va face numai pe la poarta B.

ART.12. Măsuri de natură administrativă

12.1. Supravegherea generală a spaţiului expoziţional în timpul programului de vizitare a Bookfest 2011 va fi efectuată prin grija Organizatorului, astfel încât să se asigure paza și securitatea vizitatorilor și a spațiilor comune.
12.2. Sarcina asigurării pazei bunurilor şi valorilor din interiorul standului pe durata programului de expunere, aparţine în exclusivitate Expozantului. Organizatorul nu poate fi ţinut răspunzător pentru integritatea bunurilor expuse în stand.
12.3. Curăţenia şi întreţinerea standurilor cade în sarcina Expozanţilor. Curățenia spațiilor comune va fi asigurată conform Art.6.1.1..

ART.13. Aplicarea Regulamentului.

13.1. Prezentul Regulament constituie anexă la Cererea de participare, care are valoare de contract între părţi.

ART.14. Forţă majoră

14.1. Forţă majoră, convenită ca fiind acel eveniment imprevizibil şi de neînlăturat, apărut dupa încheierea contractului şi care împiedică partea sau părţile să-şi îndeplinească obligaţiile asumate prin contract, exonerează de răspundere partea care o invocă în condiţiile legii. Cazul de fortă majoră se va comunica de partea interesată în termen de 5 zile de la apariţia sa;
Documentele probatorii care atestă existenţa cazului de forţă majoră vor fi prezentate celeilalte parţi în termen de 10 zile de la data producerii evenimentelor;
14.2. Încetarea evenimentelor de fortă majoră va fi comunicată imediat parţii interesate;
14.3. Părţile se obligă să depună toate diligenţele pentru limitarea în timp a efectelor forţei majore.

ART.15. Litigii

15.1. Orice litigiu sau dispută se va soluţiona de cele doua părţi pe cale amiabilă, în termen de 3 zile lucratoare de la prima încercare de soluţionare.
15.2. În cazul în care cele două părţi nu pot găsi o soluţie pe cale amiabilă, litigiul va fi transferat către instanţele judecătoreşti competente din România.